Een overvolle mailbox frustreert, zorgt voor overwhelm, chaos en is een killer voor je productiviteit. Net zoals een opgeruimd huis voor een opgeruimd hoofd zorgt, doet een lege inbox dat ook. Emails opruimen is voor velen een K-klusje, waardoor het vaak alleen maar opstapelt en het nóg meer tegenstaat om er aan te beginnen. Houd het simpel en zorg voor structuur. Met deze vier tips kun jij het ook:

 

1. Visueel in je inbox? Aanpakken die handel

 

Een mail in je inbox representeert vaak een taak die gedaan dient te worden. Of dat nou is, een nieuwsbrief lezen, een afspraak inplannen, een verzoek afwijzen, iets doorsturen, iets opzoeken, je medeleven naar een klant betuigen etc. Stel jezelf de volgende vragen en handel er direct naar:

Kan ik deze actie binnen twee minuten doen en afronden?
Ja? Doe het gelijk, antwoord direct + archiveer de mail.

Nee?
Behoeft de actie denkwerk van jezelf of kan het pas op een later moment enkel door jezelf uitgevoerd worden?
 Plan de actie in je agenda. Antwoord vervolgens kort en krachtig dat je het bericht gelezen hebt en dat je erop terugkomt. Geef er eventueel een deadline aan ‘ik kom er morgen / uiterlijk volgende week woensdag bij je op terug’ en archiveer de mail.

Kun je de to do uitbesteden aan iemand binnen je team? Doe dat direct!

 

2. Archiveer in plaats van delete

Archiveer je mails, ‘delete’ ze niet. Zo kun je ze al altijd terug vinden. In gmail althans.

3x nieuwsbrief niet gelezen? Unsubscribe

Vertrouw erop dat als je in de toekomst bepaalde informatie / inspiratie wenst, deze ook op dát moment voorhanden zal zijn.
Een belangrijk energetisch aspect hierbij: vasthouden aan nieuwsbrieven en andere ‘inspiratie’ waar je niks mee doet, zorgt vaak alleen maar voor onrust/ballast. Houd het zo helder mogelijk voor jezelf.

 

4. Maak enkel maar een paar mapjes

De grootste valkuil bij emails opruimen, is het creëren van tientallen mapjes waar je ‘later alles weer ‘gemakkelijk’ terug kunt vinden’. Niet doen! Want voor je het weet heb je een overschot aan mapjes. Voorkom dat je het overzicht verliest en maak enkel mapjes aan voor de noodzakelijke dingen. Denk aan een mapje ‘facturen’, ‘belangrijke shoots/programma’s en/of lopende zaken’, eventueel een mapje voor mails naar jezelf/’niet vergeten dingen’. En that’s it!

Minder ruis = meer overzicht & helderheid, zo kom je weer toe aan de dingen die er écht toe doen. Maar echt!